Quản lý khách hàng Thư viện

sách nghiệp vụ và đầu tạp chí của 4 tổ chức quốc tế (ISO, IEC, CAC,OIML) và
hơn 30 tổ chức TC-ĐL-CL khu vực và quốc tế đang đợc bổ sung và cập nhật
thờng xuyên thông qua hệ thống trao đổi tiêu chuẩn và tài liệu trong khuôn
khổ ISO và các thoả thuận song phơng khác, Trung tâm có khả năng phục vụ
nhu cầu đa dạng của ngời dùng tin dới nhiều hình thức nh: tra cứu và đọc tài
liệu gốc (bản giấy) hoặc thông qua các bộ đĩa quang, giúp khách hàng đặt mua
các tiêu chuẩn và tài liệu cần thiết mà trung tâm hiện không có v.v
Trung tâm lu trữ và cập nhật thờng xuyên những bộ tiêu chuẩn sau:
- Tiêu chuẩn Việt Nam (TCVN): về tất cả các lĩnh vựcquản lý, hành
chính, sản xuất, dịch vụ.
- Tiêu chuẩn của tổ chức Tiêu chuẩn hoá Quốc tế (ISO) về các lĩnh vực
sản xuất, quản lý, hành chính, dịch vụ ( trừ tiêu chuẩn kỹ thuật về
điện, điện tử, vệ sinh, an toàn thực phẩm.)
- Tiêu chuẩn của Uỷ ban Điện tử kỹ thuật Quốc tế (IEC) về lĩnh vực
điện, điện tử, thiết bị thông tin liên lạc, năng lợng.
- Tiêu chuẩn và khuyến nghị của Uỷ ban Tiêu chuẩn hoá thực phẩm
(CAC) về lĩnh vực vệ sinh an toàn thực phẩm.
- Các khuyến của Tổ chức quốc tế về đo lờng hợp pháp (OIML).
- Cã tiêu chuẩn nớc ngoài: BS (Tiêu chuẩn Anh); DIN (Tiêu chuẩn
CHLB Đức); NF (Tiêu chuẩn Pháp); JIS (Tiêu chuẩn Nhật); AS (Tiêu
chuẩn Oxtralia); GOST (Tiêu chuẩnNga/Liên Xô cũ) về hầu hết các
lĩnh vực sản xuất, dịch vụ, an toàn
- Một số bộ tiêu chuẩn chuyên ngành của Mỹ (ANSI). Hiệp hội Vật
liệu và thử nghiệm Mỹ (ASTM): các tiêu chuẩn về phơng pháp thử
nghiệm vật liệu; Hiệp hội kĩ s cơ khí Mỹ (ASME): các tiêu chuẩn về
lĩnh vực cơ khí chế tạo; Hiệp hội các phòng thử nghiệm Mỹ (UL): các
5

tiêu chuẩn về an toàn của sản phẩm; Hiệp hội Cầu Đờng (AASHTO):
các tiêu chuẩn kĩ thuật cầu đờng.
Tài liệu tra cứu:
Thông qua hình thức đặt mua và trao đỏi tài liệu, Trung tâm hiện có và th-
ờng xuyên cập nhật nhiều đầu tên tạp chí, ấn phẩm thông tin và sách nghiệp
vụ đề cập đến nhiều khía cạnh của hoạt động TCĐLCL. Các tài liệu khác gồm:
Danh mục tiêu chuẩn, sổ tay tra cứu, tài liệu hớng dẫn, v.v cũng là nguồn
thông tin quan trọng phục vụ cho các nhu cầu khác nhau.
Đĩa quang(CD-ROM):
Các bộ đĩa quang hiện có trong th viện của trung tâm:
- Th mục PERINORM (Tiêu chuẩn ISO, BS, NF, DIN, ).
- Toàn văn: Tiêu chuẩn IEC, ASTM, BS, NF, ASME,UL,
Cơ sở dữ liệu:
Các cơ sở dữ liệu sau đây đã đợc trung tâm xây dựng và cập nhật thờng
xuyên để phục vụ cho nhu cầu tra cứu:
- TCVN: Tiêu chuẩn Việt Nam
- TCSP: Tiêu chuẩn nớc ngoài (theo lĩnh vục, chuyên đề).
- ISO: tiêu chuẩn Quốc tế.
- TCMT: Văn bản pháp quy và tiêu chuẩn môi trờng.
- CSDL toàn văn về các văn bản pháp luật TCĐLCL.
2. Công nghệ và truyền tải thông tin:
6

Hiện tại, Trung tâm đã thiết lập Mạng Thông tin Tiêu chuẩn-Đo lờng-Chất l-
ợng Việt Nam (TCVN - Net) kết nối với các mạng hiện hành của quốc tế /khu
vực và một số nớc khác kể cả với Internet, bớc đầu đáp ứng những nhu cầu tìm
kiếm và trao đổi thông tin phục vụ mọi đối tợng thông qua Internet và Intranet.
Trung tâm có khả năng sản xuất các đĩa CD-ROM chứa các cơ sở dữ liệu th
mục và toàn văn rất thuận tiện cho việc tra cứu và bảo quản.
3.Cán bộ thông tin:
Trung tâm hiện có đội ngũ cán bộ thông tin có năng lực, nhiệt tình sẵn sàng h-
ớng dẫn khách hàng trong việc định hớng và tìm kiếm thông tin nhanh chóng -
thuận tiện - chính xác.
III: Các dịch vụ Thông tin TC - ĐL - CL:
Trên cơ sở nguồn lực thông tin sẵn có, hiện nay trung tâm Thông tin sẵn
sàng thực hiện các dịch vụ thông tin sau:
1. Dịch vụ th viện:
Tiếp xúc, hớng dẫn khách hàng tra cứu, tìm kiếm t liệu tại Th viện, thông
qua điện thoại, Fax, th từ và Email. Công cụ để tra cứu thông tin là: danh mục
tiêu chuẩn, CSDL, CD-ROMs v.v
2. Dịch vụ hỏi đáp:
Các yêu cầu thông tin đơn giản (tại trụ sở của trung tâm, th tín, Fax hoặc
điện thoại) đều đợc giải đáp miễn phí một cách nhanh chóng nhất. Các yêu
cầu thông tin khác phức tạp hơn liên quan đến các chủ đề, lĩnh vực đặc thù đều
phải trả tiền. Đối với các yêu cầu không thích hợp hoặc không nằm trong
phạm vi bao quát của Trung tâm, sẽ có những chỉ dẫn nhằm giúp bên yêu cầu
7

liên hệ với những tổ chức có trách nhiệm hoặc chúng đợc chuyển tới đó theo
đè nghị của bên yêu cầu.
3. Dịch vụ phổ biến thông tin có chọn lọc:
Thông qua việc chộn lọc và phổ biến các tiêu chuẩn chuyên đề và các sản
phẩmthông tin khác, Trung tâm Thông tin hớng những nỗ lực của mình vào
việc hỗ trợ và đa nhanh dòng tin đến ngời sử dụng nhằm giúp họ tiết kiệm thời
gian và giảm thiểu chi phí.
4. Dịch vụ xây dựng và chuyển giao cơ sở dữ liệu:
Trung tâm luôn săn sàng giúp đõ và trao đổi kinh nghiệm với các bên yêu
cầu về việc xây dựng các cơ sở dữ liệu (CSDL) tiêu chuẩn và quản lý dữ liệu.
Trung tâm đã sử dụng các phần mềm hiện đại để xây dựng một số cơ sở dữ
liệu th mục về tiêu chuẩn Viêt Nam, ISO, tiêu chuẩn nớc ngoài theo chuyên đề
lựa chọn, v.v Trung tâm sẵn sàng chuyển giao các CSDL này theo giá u đãi.
5. Dịch vụ cập nhật tiêu chuẩn:
Đây là hình thức dịch vụ trung tâm triển khai từ năm 1998 nhằm tạo lập duy
trì mối quan hệmật thiết giữa Trung tâm và các cá nhân, đơn vị dùng tin.

6. Dịch vụ dịch thuật:
Ttrung tâm sẵn sàng nhận dịch các bản tiêu chuẩn từ nớc ngoài (Anh, Nga,
Pháp v.v ) sang tiếng Việt và ngợc lại.
8

7. Đại lý phát hành sách:
Trung tâm Thông tin đng ra làm đại lý mua và bán các loại tài liệu tiêu
chuẩn cho khách hàng trong nớc với các tổ chức Tiêu chuẩn hoá quốc tế vá
khu vực.

8. Dịch vụ đào tạo:
Trung tâm sẵn sàng cung cấp dịch vụ đào tạo và t vấn về nghiệp vụ thông
tin TCĐLCL và các linhx vựckhác theo yêu cầu của khách hàng.
9. Dịch vụ cung cấp các sản phẩm điện tử:
Trung tâm sẵn sàng cung cấp các CSDL điện tử; các chơng trình phần mềm;
đĩa CD-ROM tra cứu toàn văn về tiêu chuẩn chuyên ngành theo yêu cầu của
khách hàng.
10. Trung tâm quảng bá về những nhận thức và kiến thức về tiêu chuẩn,
đo lờng, chất lợng thông qua việc biên soạn và phát hành các ấn
phẩm định kỳ và không định kỳ:
- Các ấn phẩm định kỳ:
+ Tạp chí Tiêu chuẩn Đo lờng Chất lợng (1 tháng/số-tiếng Việt)
+ TCVN News ( 2 tháng/số- tiếng Anh).
+ Danh mục tiêu chuẩn Việt Nam (hàng năm - tiếng Việt).
+ Thông báo tài liệu mới (2 tháng/số).
- Không định kỳ:
Các tờ rơi, sách mỏng, tài liệu hớng dẫn, th mục tiêu chuẩn chuyên đề,
v.v

9

11. Thông tin phục vụ các doanh nghiệp Vừa và Nhỏ:
Hiện nay vai trò của các doanh nghiệp Vừa và Nhỏ (DNVVN) đă đợc khẳng
định rõ rõ rệt trong sự phát triển kinh tế của đất nớc. Các DNVVN chiếm hơn
90% về số lợngcác tổ chức sản xuất và kinh doanh đang hoạt động tại Việt
Nam. Vì vậy, đáp ứng nhu cầu thông tin cho các DNVVN là một trong các
mục tiêu mà trung tâm hớng tới. Để tăng cờng khả năng cạnh tranh của các
DNVVN, Trung tâm luôn sẫn sàng cung cấp cho họ những thông tin cần thiết
về tiêu chuẩn, đo lờng, chất lợng, thông tin thị trờng hàng hoá, các sản phẩm
và dịch vụ theo yêu cầu của DNVVN.
12. Mạng lới thành viên Thông tin TC_ĐL_CL (viết tắt theo tiếng Anh là
SICNET):
Mạng lới thành viên thông tin (SICNET) đợc Trung tâm Thông tin thành lập
năm 1996, SICNET đã nhận đợc sự cổ vũ và tham gia của nhiều cơ quan, tổ
chức, cá nhân. Đến nay số thành viên đăng ký tham gia SICNET có 400 gồm:
các cơ quan quản lý nhà nớc, các viện nghiên cứu, các học viện, các trờng đại
học các trờng và trung tâm dạy nghề, các cơ quan thông tin, các công ty liên
doanh, các công ty trong nớc, các nhà sản xuất v.v Trung tâm thông tin mong
muốn hệ thống thành viên SICNET phát triển về số lợng, các dịch vụ thông tin
đợc liên tục nâng cao chất lợng phục vụ, đảm bao nhu cầu thông tin tiêu
chuẩn, đáp ứng nhu cầu thị trờng. SICNET là một hình thức dịch vụ và hợp tác
chặt chẽ, giúp trung tâm và khách hàng có quan hệ mật thiết hơn.
10

13 . Mạng thông tin TCVN-Net:
Mạng thông tin TCVN-Net là mạng nội bộ (Intranet) có trang Web và các
thông tin đa dạngtren Internet, lu trữ và phổ biến thông tin về lĩnh vực tiêu
chuẩn, đo lờng, chất lợng.
Khi tham gia vào mạng TCVN-Net, khách hàng có cơ hội tìm kiếm và sử
dụng các loại thông tin sau đây:
- Những thông tin chung về cơ quan Tổng cục TCĐLCL.
- Những thông tin cụ thể về lĩnh vực hoạt động:
+ Hoạt động tiêu chuẩn,đo lờng,chất lợng.
+ Các ấn phẩm thông tin TC-ĐL-CL.
+ Các chơng trình đào tạo, huấn luyện.
+ Tiêu chuẩn Việt Nam, nớc ngoài và quốc tế.
+ Công nhận các phòng thử nghiệm, các tổ chức giám định chất
lợngv.v
+ Giải thởng chất lợng Việt Nam.
+ Những lĩnh vực hoạt động tiêu chuẩn, đo lờng, chất lợng
đợc thể hiện qua các cơ sở dữ liệu th mục hoặc toàn văn đợc
hoàn thiện và cập nhật thờng xuyên.
- Ngoài ra, khách hàng còn có thể tận dụng đợc các lợi thế sau
+ Trao đổi th tín điện tử giữa các thàng viên mạng TCVN-Net
+ Nhận các tệp dữ liệu, chơng trình đợc phép phổ biến trên
mạng.
+ Đặt mua các tài liệu và các sản phẩm thông tin tiêu chuẩn, đo
lờng chất lợng.
+ Nếu đã thuê bao Internet, khách hàng có thể truy cập đến trang
chủ của Tổng cục TC-ĐL-CL.
+ Giới thiệu về tổ chức, hoạt động, các nhu cầu trao đổi, tìm đối
11

tác trên mạng TCVN-Net.
IV: Hớng chọn đề tài nghiên cứu:
1.Sự cần thiết của việc ứng dụng Tin học trong hoạt động của Trung tâm:

Nh chúng ta đã biết, thông tin chinh xác, kịp thời mang lại rất nhiều lợi ích
cho tổ chức trong việc đa ra những quyết định cho công việc của tổ chức.
Nhiều khi, mặc dù đã nhận đợc những những thông tin đó các tổ chức vẫn cha
hoàn toàn yên tâm chắc chắn 100% vào quyết định của mình vì họ thừa biết
thông tin đó không chỉ đến riêng với tổ chức của họ mà đồng thời nó có thể
đến cùng lúc với nhiều tổ chức khác. Vì vậy đòi hỏi các tổ chức kinh tế phải
có một phơng pháp thu thập thông tin cũng nh quản lý thông tin một cách
khoa học để từ đó tổ chức có đợc thông tin một cách nhanh nhất.
Một trong những giải pháp cho yêu cầu đó là ứng dụng Tin học vào trong
hoạt động quản lý kinh doanh của mình. Việc ứng dụng Tin học vào lĩnh vực
hoạt động quản ký kinh doanh không chỉ đơn thuần là trang bị máy móc, thiết
bị cho toàn bộ hệ thống của tổ chức mà đòi hỏi tổ chức phải có một đội ngũ có
kinh nghiệm trong lĩnh vực thu thập thông tin, xử lý thông tin và khai thác tài
nguyên của máy vi tính.
Trong quá trình hội nhập với nền kinh tế thế giới và khu vực, đối với các
doanh nghiệp Việt Nam, để có thể tồn tại và phát triển thì bắt buộc họ phải
không ngừng nâng cao chất lợng dịch vụ và sản phẩm. Với chức năng và
nhiệm vụ của mình, Trung tâm thông tin Tổng cục Tiêu chuẩn - Đo lờng
-Chất lợng là nơi có thể giúp họ hoà mạng chung với mặt bằng chất lợng sản
phẩm các nớc trên thế giới. Số lợng các tổ chức và các cá nhân tìm đến đối với
Trung tâm ngày càng nhiều, khách hàng của Trung tâm ngày càng tăng và đa
dạng hơn. Để có thể đáp ứng tốt nhu cầu của khách hàng và đảm bảo mang lại
12

những điều kiện tốt nhất cho khách hàng, đòi hỏi Trung tâm phải có một ch-
ơng trình thực hiện công việc quản lý của mình. Qua đó, Trung tâm có thể
mang lại cho những khách hàng của mình những thông tin mới nhất về sản
phẩm mà họ mong muốn, đa tới khách hàng những dịch vụ tốt nhất. Quản lý
tốt cả th viện và khách hàng sẽ giúp cho Trung tâm đạt đợc hiệu quả cao trong
kinh doanh.
Trong môi trờng kinh doanh toàn cầu, các cơ quan thành công sẽ là các cơ
quan có khả năng ban hành nhanh chóng các quyết định với chất lợng cao.
Trong mỗi cơ quan luôn tồn tại hệ thống quản lý dữ liệu, vì tầm quan trọng lớn
lao của nó mà ngời ta thờng ví nó nh một hệ thống nhớ hay một bộ nhớ của cơ
quan. Các cơ quan luôn phải duy trì hệ thống quản lý dữ liệu để xử lý nghiệp
vụ hàng ngày của mình và trên cơ sở đó có thể ra những quyết định trong kinh
doanh. Ban hành quyết định là một hoạt động trung tâm của các cơ quan hiện
đại. Việc quản lý tốt dữ liệu sẽ tạo thuận lợi cho việc ban hành những quyết
định và đem lại sự thành công cho cơ quan. Các cơ quan có thể mang tới cho
khách hàng những sản phẩm có chất lợng cao và các dịch vụ có chất lợng cao.
Trong xã hội ngày nay thì sự cạnh tranh luôn diễn ra gay gắt và liên tục
tại khắp mọi nơi. Nhu cầu của khách hàng luôn thay đổi, với nhịp sống hiện tại
thì khách hàng sẽ khó tính hơn và nhu cầu sẽ cao hơn. Tâm lý của khách hàng
sẽ tìm đến với những nhà sản xuất mà ở đó họ có thể nhận đợc những lợi ích
tốt nhất. Việc tạo đợc uy tín của mình trong tâm trí khách hàng là một công
việc cực kỳ quan trọng, có thể nói là chiến lợc của công ty.
Phòng T liệu máy tính có nhiệm vụ viết các phần mềm phục vụ cho hoạt
động của Trung tâm. Hiện nay, Th viện của Trung tâm đang sử dụng phần
mềm Quản lý khách hàng - th viện viết bằng ngôn ngữ Access, do hạn chế
của ngôn mgữ lập trình, chơng trình này không còn thích hợp khi số lợng
13

khách hàng ngày càng lớn với nhiều yêu cầu mới đặt ra trong quản lý. Chính
vì vậy, việc xây dựng một phần mềm mới là một vấn đề cần thiết.
Từ thực tế cùng với sự hiểu biết của bản thân, đợc thầy giáo TS. Đặng
Quế Vinh hớng dẫn và đợc sự đồng ý của Trung tâm, em đã chọn thực hiện đề
tài thực tập: Quản lý Khách hàng Th viện, chơng trình sử dụng cơ sở dữ
liệu là Microsoft Access và ngôn ngữ Visual Basic.
2. Lựa chọn ngôn ngữ viết chơng trình:
Cùng với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ Tin học phần cứng,
công nghệ Tin học phần mềm cũng tiến đợc bớc dài trên con đờng phát triển
về một số lĩnh vực nh: Hệ điều hành máy tính, ngôn ngữ phat triển các chơng
trình ứng dụng trên máy tính.
Hiện nay có rất nhiều ngôn ngữ đợc sử dụng làm công việc triết kế, xây
dụng các chơng trình phục vụ cho công tác quản lý. Việc lựa chọn ngôn ngữ
viết chơng trình nhằm đạt đợc sự tối u thực tế là rất cần thiết và không kém
phần quan trọng. Mỗi ngôn ngữ đều có những điểm mạnh, điểm yếu, do đó
việc lựa chọn một ngôn ngữ phải dựa trên yêu cầu của bài toán đặt ra, các
công cụ mà ngôn ngữ đó cung cấp cho ngời sử dụng, khả năng về hệ quản trị
cơ sở dữ liệu vì trong quản trị cơ sở dữ liệu thờng rất lớn và hay chồng chéo.
Yêu cầu của bài toán đặt ra là phải thống kê và quản lý cụ thể về khách
hàng cũng nh tài liệu, từ đó cấp lãnh đạo mới có các quyết định nhanh và
chính xác nhằm phục vụ khách hàng một cách thuận tiện, kịp thời. Trên cơ sở
yêu cầu đặt ra đối với chơng trình và xem xét đánh giá ngôn ngữ, em quyết
định lựa chọn ngôn ngữ Visual Basic và hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft
Access 2000 để xây dựng chơng trình.
Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access 2000 cha phải là hệ quản trị
cơ sở dữ liệu mang tính chất tói u cho hệ điều hanhf mạng nh một số hệ quản
14

Xem chi tiết: Quản lý khách hàng Thư viện