Chuyên đề tốt nghiệp
CHƯƠNG I: SỰ CẦN THIẾT VÀ NỘI DUNG CỦA QUẢN
TRỊ VẬT TƯ TẠI DOANH NGHIỆP
1. Sự cần thiết và ý nghĩa của công tác bảo đảm vật tư cho sản xuất.
1.1. Sự cần thiết của công tác bảo đảm vật tư cho sản xuất.
Vật tư là sản phẩm của lao động được trao đổi mua bán dùng cho sản
xuất như: Nguyên, nhiên liệu, máy móc thiết bị dụng cụ phụ tùng. Nói rộng ra
vật tư chính là tư liệu sản xuất ở dạng tiềm năng không thể thiếu được trong
bất kỳ nền sản xuất nào. Nhưng để có được vật tư cho sản xuất phải thông qua
việc tổ chức quản lý chuẩn bị những vật tư cần thiết để nhằm duy trì hoạt
động của doanh nghiệp diễn ra bình thường và liên tục. Do đó phải đảm bảo
vật tư cho sản xuất là một quá trình kinh tế xã hội.
Trong nền kinh tế gồm nhiều thành phần kinh tế tồn tại và đi lên
CNXH ở nước ta hiện nay, việc tổ chức quản lý đảm bảo cân đối về mặt bằng
bảo quản tốt vật tư thực hiện cung ứng thường xuyên đầy đủ giữ vai trò và vị
trí quan trọng trong mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Tóm lại, các doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển thì phải có chiến
lược kinh doanh và khéo léo thâm nhập vào guồng máy của thị trường, tổ
chức bộ máy quản lý và tổ chức gọn nhẹ, năng động, hiệu quả và có những
quyết định chính xác, mang lại kết quả cao. Có như vậy mới thực hiện tốt
nhiệm vụ của mình là bảo quản vật tư cho sản xuất kịp thời đáp ứng nhu cầu
tiêu dùng sản xuất xã hội.
Đối với một doanh nghiệp, dù muốn hay không thì ít nhiều cũng phải
có tư liệu sản xuất như nguyên vật liệu, nhiên liệu, máy móc thiết bị, phương
tiện vận tải,…những thứ không thể thiếu để tạo ra một loại sản phẩm hàng
hóa phục vụ cho nhu cầu của con người. Vậy một cách khái quát có thể hiểu
tư liệu sản xuất có hai đặc tính cơ bản:
Cao Minh Tiến Thương mại 46B
5
Chuyên đề tốt nghiệp
- Là những vật mà con người có thể nhằm vào nó để biến đổi theo mục
đích của mình (đối tượng lao động).
- Là một vật hay hệ vật làm nhiệm vụ truyền dẫn sự tác động của con
người lên đối tượng lao động, nhằm biến đổi đối tượng lao động theo mục
đích của mình (tư liệu lao động).
Vật tư là một dạng biểu hiện của tư liệu sản xuất (TLSX). TLSX bao
gồm ĐTLĐ và TLLĐ. những sản phẩm của tự nhiên là những đối tượng lao
động do tự nhiên ban cho, song trước hết phải dùng lao động chiếm lấy. Chỉ
sau khi có sự cải biến những sản phẩm của tự nhiên thành những sản phẩm
của lao động, sản phẩm mới có những thuộc tính, tính năng nhất định. Do đó
không phải đối tượng lao động đều là sản phẩm của lao động. Trong số những
TLSX có nhà xưởng, hầm mỏ, cầu cống và những công trình kiến trúc khác,
ngay từ đầu chúng đã được cố định tại chỗ và khi thành sản phẩm rồi người ta
có thể đưa chúng vào sử dụng ngay được thông qua giai đoạn tiếp tục quá
trình sản xuất, giai đọan làm cho chúng có được sự hoàn thiện cuối cùng như
các sản phẩm khác. Những sản phẩm thuộc phạm trù này không thuộc phạm
trù vật tư kĩ thuật. Vật tư chỉ là một bộ phận quan trọng của TLSX bao gồm tư
liệu lao động và đối tượng lao động hiểu theo nghĩa hẹp.
Một vật thể có những thuộc tính khác nhau do đó nó có thể dùng vào
nhiều việc. Cho nên cùng một sản phẩm có thể làm vật phẩm tiêu dùng hay
làm vật tư kĩ thuật. Vậy trong mọi trường hợp phải căn cứ vào công dụng cuối
cùng của sản phẩm để xem xét nó là một vật tư kĩ thuật hay là sản phẩm tiêu
dùng. Vật tư kĩ thuật có thể hiểu theo khái niệm như sau:
Vật tư kĩ thuật là sản phẩm của lao động dùng để sản xuất. Đó là
nguyên vật liệu, bán thành phẩm, thiết bị máy móc, dụng cụ,…
Cao Minh Tiến Thương mại 46B
6
Chuyên đề tốt nghiệp
Từ đó, cũng có khái niệm về quản lý vật tư: Quản lý vật tư là quá trình
thực hiện các tác động của con người từ mua vật tư; bảo quản, dự trữ đến việc
cung ứng cho sử dụng vật tư để nhằm đạt được các mục tiêu đề ra của công ty.
1.2. Ý nghĩa của công tác bảo đảm vật tư cho sản xuất
Công tác bảo đảm vật tư cho sản xuất rất quan trọng vì nền kinh tế bảo
đảm vật tư không bảo đảm tính kế hoạch, tính khoa học và sự đồng bộ sẽ dẫn
đến tình trạng sản xuất bị ngừng trệ sản phẩm, tiến độ thi công công trình sẽ
giảm. Số lượng vật tư không đủ thì năng suất lao động trong sản xuất, thi
công sẽ giảm.
Trong nền kinh tế thị trường, vấn đề bảo đảm vật tư cho sản xuất lại
càng quan trọng. Nó đòi hỏi phải có sự tìm tòi, tính toán giá cả, hạch toán giá
cả, hạch toán cụ thể đối với từng loại vật tư, số lượng cần dùng để tránh lãng
phí vật tư và tiết kiệm vốn lưu động.
Đảm bảo vật tư là đáp ứng các yêu cầu cung ứng đầy đủ các loại vật tư
về số lượng chất lượng quy cách cũng như chủng loại kịp thời về thời gian và
đồng bộ giúp cho việc tăng năng suất lao động xã hội tiết kiệm được thời gian
lao động giảm chi phí không cần thiết.
Tổ chức và quản lý tốt công tác bảo đảm vật tư còn góp phần tiết kiệm vật
tư giữ gìn về số lượng và chất lượng cấp phát vật tư theo hạn mức.
Kiểm tra việc sử dụng vật tư cũng là những biện pháp tiết kiệm vật tư
quan trọng.
Tổ chức tốt công tác bảo đảm vật tư ảnh hưởng tốt đến công tác vận tải
ghép nối vận chuyển hợp lý, giảm cước phí vận chuyển vật tư (Giảm được chi
phí lưu thông) dẫn đến giảm được giá thành sản phẩm.
Ngoài ra tổ chức và quản lý tốt đảm bảo vật tư còn có tầm quan trọng
trong công tác hạch toán kinh doanh của doanh nghiệp. Trong giá thành sản
phẩm công nghệ thì vật tư chiếm từ 70- 90% tổng chi phí. Vì vậy tổ chức
Cao Minh Tiến Thương mại 46B
7
Chuyên đề tốt nghiệp
quản lý tốt bảo đảm vật tư cho sản xuất sẽ làm giảm chi phí dẫn đến hạ giá
thành sản phẩm.
2. Nội dung của công tác quản trị vật tư.
Bất cứ một nền sản xuất nào cũng cần vật tư để bảo đảm sản xuất. Tổ
chức và quản lý bảo đảm vật tư cho sản xuất là một quá trình bao gồm các bư-
ớc sau:
2.1. Mua sắm vật tư
Mua sắm vật tư là khâu đầu tiên của quá trình bảo đảm vật tư cho sản
xuất. Muốn kinh doanh có hiệu quả kinh tế cao, thực hiện tốt nhiệm vụ kinh tế
của mình thì ngay khâu đầu tiên này phải hoạt động có chất lượng cao. Vì vậy
không ngừng đổi mới và nâng cao chất lượng công tác này là nhiệm vụ không
thể thiếu được của doanh nghiệp. Nó phải có cơ sở khoa học và gồm các nội
dung sau:
a) Xác định nhu cầu
Để bảo đảm hoạt động có hiệu quả đòi hỏi các doanh nghiệp phải xác
định được đầy đủ các loại nhu cầu vật tư phục vụ đáp ứng cho doanh nghiệp
của mình. Đối với sản phẩm là thiức ăn chăn nuôi được sản xuất từ nhiều loại
nguyên vật liệu khác nhau như: ngô, khoai, sắn và một số vi lượng cần thiết.
Để có được sản phẩm có chất lượng, đáp ứng nhu cầu của khách hàng,trong
nhiều trường hợp, việc sản xuất được tiến hành theo công thức định sẵn có chỉ
rõ hàm lượng phần trăm của mỗi thành phần nguyên vật liệu. Nhu cầu được
xác định theo 3 bước:
Bước 1:Xác định nhu cầu vật tư để thựcc hiện kế hoạch tiêu thụ sản phẩm.
Công thức: Nt =
∑
n
HiQi
1
.
Trong đó:
Cao Minh Tiến Thương mại 46B
8
Chuyên đề tốt nghiệp
Qi_khối lượng sản phẩm sản xuất theo kế hoạch tiêu thụ trong kỳ.
Hi_trọng lượng tịnh của sản phẩm thứ i.
n_chủng loại sản phẩm.
Bước 2:Xác định nhu cầu vật tư cần thiết cho sản xuất sản phẩm có tính đến
tổn thất trong quá trình sử dụng.
Công thức: Nvt =
k
Nt
Trong đó:
Nvt_Nhu cầu vật tư để sản xuất sản phẩm trong kỳ kế hoạch.
K_Hệ số thu thành phẩm.
Bước 3:Xác định nhu cầu về từng loại vật tư hàng hoá.
Công thức: Ni = Nvt. hi
Trong đó:
Ni_Nhu cầu vật tư thứ i.
Hi_Tỷ lệ phần trăm của loại vật tư thứ i.
* Nhu cầu vật tư dự trữ:
Đối với loại vật tư cụ thể, cần quy định đại lượng dự trữ sản xuất tối đa
và đại lượng dự trữ sản xuất tối thiểu. Đại lượng dự trữ sản xuất tối đa bằng dự
trữ chuẩn bị cộng dự trữ bảo hiểm cộng dự trữ thường xuyên tối đa. Đại lượng
dự trữ sản xuất tối thiểu bằng tổng dự trữ chuẩn bị cộng dự trữ bảo hiểm.
b. Xác định lượng hàng đặt mua
Khi xác định hàng đặt mua cần phải bảo đảm nguyên tắc không bị ứ
đọng ở khâu dự trữ làm ảnh hưởng đến tốc độ chu chuyển vốn. Đối với các
doanh nghiệp,việc lập kế hoạch mua sắm vật tư chủ yếu do phòng kinh doanh
lập,nhưng thực tế có sự tham gia của nhiều bộ phận khác có liên quan trong bộ
máy quản lý của doanh nghiệp. Để xác định được lượng hàng cần đặt mua doanh
nghiệp cần thực hiện các bước công việc sau:
Cao Minh Tiến Thương mại 46B
9
Chuyên đề tốt nghiệp
Giai đoạn chuẩn bị: Đây là giai đoạn quan trọng quyết định đến chất
lượng và nội dung của kế hoạch vật tư. Ở giai đoạn này,cán bộ thương mại
doanh nghiệp phải thực hiện các công việc sau:Nghiên cứu và thu thập các
thông tin về thị trường các yếu tố sản xuất,chuẩn bị các tài liệu về phương án
sản xuất_kinh doanh,rà xét bổ xung và xây dựng hệ thống mức tiêu dùng vật
tư tính toán lượng vật tư tồn kho ở các phân xưởng,các công đoạn sản xuất và
ccả doanh nghiệp….
Giai đoạn xác định số lượng vật tư tồn kho đầu kỳ kế hoạch và lượng
vật tư động viên tiềm lực nội bộ doanh nghiệp. Đối với các doanh nghiệp,số
lượng vật tư này thường được xá định theo phương pháp ước tính va phương
pháp định mức.
Odk = Ott +Nh – X
Trong đó:
Odk: Tồn kho ước tính đầu kỳ kế hoạch.
Ott: Tồn kho thực tế tại thời điểm lập kế hoạch.
Nh: Lượng vật tư ước nhập kể từ thời điểm lập kế hoạch đến đầu năm
kế hoạch.
X: Lượng vật tư ước xuất ra kể từ thời điểm lập kế hoạch đến đầu năm
kế hoạch.
Nguồn vật tư động viên tiềm lực nội bộ doanh nghiệp được hình thành
chủ yếu từ những nguồn sau đây:
- Nguồn tự tổ chức sản xuất, chế biến.
- Nguồn thu hồi và sử dụng lại phế liệu,phế phẩm.
- Nguồn đặt gia công ở bên ngoài doanh nghiệp.
Giai đọan tính toán các loại nhu cầu vật tư của doanh nghiệp. Đối với
các doanh nghiệp sản xuất, để có được kế hoạch mua vật tư chính xác và khoa
Cao Minh Tiến Thương mại 46B
10
Chuyên đề tốt nghiệp
học đòi hỏi phải xác định đầy đủ các loại nhu cầu vật tư cho sản xuất. Đây là
cơ sở để xác định lượng vật tư cần mua về cho doanh nghiệp.
Giai đoạn kết thúc của lập kế hoạch mua sắm vật tư là xác định số lượng
vật tư hàng hoá cần phải mua về cho doanh nghiệp.Doanh nghiệp cần phải xác
định số vật tư mua trên thị trường theo phương pháp cân đối,nghĩa là:
Công thức:
∑
ij
N
=
∑
ij
P
Trong đó:
∑
N: Tổng nhu cầu về loại vật tư i nhằm thoả mãn mục đích j của
doanh nghiệp.
∑
P: Tổng các nguồn về loại vật tư i được đáp ứng bằng nguồn j.
Trong cơ chế thị trường,hiệu quả kinh doanh là vấn đề sống còn của
doanh nghiệp,do đó đòi hỏi các doanh nghiệp phải hết sức quan tâm đến việc
mua sắm và sử dụng vật tư kỹ thuật . Nói cách khác,doanh nghiệp phải tối ưu
hoá các yếu tố đầu vào trong sản xuất kinh doanh.
c. Đặt hàng và ký kết hợp đồng mua bán
Đặt hàng là cơ sở quan trọng để ký kết hợp đồng kính tế về mua bán
hàng hoá. Hợp đồng mua bán hàng hóa là một loại văn bản có tính chất pháp lý
được hình thành trên cơ sở thoả thuận một cách bình đẳng tự nguyện giữa các
chủ thể nhằm xác lập thực hiện và chấm dứt mọi quan hệ trao đổi hàng hoá.
2.2. Tiếp nhận và bảo quản vật tư
Tất cả những vật tư thiết bị kỹ thuật được mua sắm cho doanh nghiệp
phải được tổ chức tiếp nhận bảo quản tốt.
Để đảm bảo được yêu cầu đó bộ phận tiếp liệu phải chọn phương tiện vận
chuyển thuận lợi nhất là giảm được thời gian vận chuyển và số lần bốc dỡ
tránh hao hụt mất mát trong vận chuyển.
Cao Minh Tiến Thương mại 46B
11
Chuyên đề tốt nghiệp
Khi hàng về, doanh nghiệp cần tổ chức tốt công tác tiếp nhận và bảo
quản hàng hoá. Mục đích của công tác này là kiểm tra việc thực hiện các hợp
đồng mua bán vật tư hàng hoá về nguyên vẹn bảo đảm số lượng và chất
lượng. Ai là người chịu trách nhiệm về những hao hụt và hư hỏng hàng hoá.
Trong thương mại việc tiếp nhận theo hai giai đoạn. Tiếp nhận hàng từ doanh
nghiệp thương mại và tiếp nhận tại kho của doanh nghiệp sản xuất: Việc tiếp
nhận hàng về số lượng và chất lượng được thực hiện ở doanh nghiệp theo hai
phương pháp chủ yếu: phương pháp kiểm tra toàn bộ và phương pháp kiểm
tra điển hình.
Tổ chức tiếp nhận sẽ tạo điều kiện cho thủ kho nắm chắc được số lượng
chất lượng, chủng loại vật tư, hạn chế nhầm lẫn. Tiếp nhận chính xác quy
cách chủng loại vật tư đã ghi trong hợp đồng, hoá đơn phiếu giao hàng để
chuyển nhanh vật tư vào kho theo sự bố trí sắp xếp trong kho. Mặt khác công
tác tiếp nhận còn phải bảo đảm loại vật tư nhập kho phải có giấy tờ hợp lệ và
phải qua bộ phận kiểm nhận, kiểm định chính xác. Nếu vật tư mua về sai quy
cách, không bảo đảm chất lượng hoặc thiếu hụt phải có biên bản xác
nhận.Thủ kho phải ghi đầy đủ số thực nhập và cùng người giao hàng ký rồi
chuyển cho bộ phận có trách nhiệm kí vào sổ giao, nhận chứng từ.
Sau khi vật tư được tiếp nhận vào kho, phòng vật tư, các doanh nghiệp
phải tổ chức quản lí và bảo quản hàng ở kho. Kho là nơi dự trữ bảo quản hàng
hóa, vật tư, thiết bị trước khi đưa vào sử dụng. Tuỳ thuộc vào các tính chất,
đặc điểm của vật tư mà kho của doanh nghiệp được xây dựng theo nhiều kiểu
khác nhau với diện tích, dung tích phù hợp.
Kho phải được bố trí ở nơi khô ráo, thoáng mát với hệ thống thiết bị cần thiết
cho bảo quản sắp xếp thuận tiện cho việc chuyên chở, xuất nhập vật tư. Vật
tư trong kho phải được sắp xếp hợp lí tuỳ theo đặc điểm của các thiết bị, vật
Cao Minh Tiến Thương mại 46B
12
Chuyên đề tốt nghiệp
tư. Tránh hư hỏng, làm xuống cấp vật tư. Tận dụng tối đưa diện tích kho.
Đảm bảo an toàn trong kho tránh mất mát cũng như hoả hoạn cháy nổ xảy ra.
Xu hướng trong nền kinh tế thị trường là kho doanh nghiệp xây dựng
không đáng kể mà chỉ tập trung ở khâu lưu thông. Vật tư được bảo
quản tùy thuộc vào tính chất lý hoá mà bố trí sắp xếp theo từng loại kho. Theo
yêu cầu: dễ thấy, dễ lấy, dễ kiểm tra, ở thời điểm nào cũng sẵn sàng cấp phát
kịp thời theo tiến độ.
2.3. Cấp phát vật tư
Đây là vấn đề hết sức quan trọng, tổ chức tốt sẽ bảo đảm cho sản xuất
hoạt động của doanh nghiệp được nhịp nhàng góp phần tăng năng suất lao
động của công nhân tăng thêm vòng quay của vốn lưu thông doanh nghiệp,
nâng cao chất lượng và hạ giá thánh sản phẩm v.v.
Việc cấp phát vật tư được tiến hành theo hạn mức. Hạn mức là lượng vật tư
quy định cho từng hạn mục công trình để các bộ phận thực hiện nhiệm vụ
được giao. Hạn mức cấp phát nâng cao trách nhiệm của từng bộ phận trong
việc sử dụng số lượng vật tư lĩnh được một cách hợp lý và tiết kiệm. Nâng
cao trách nhiệm của phòng vật tư trong việc quản lý số lượng vật tư quy định
trong hạn mức đầy đủ kịp thời và đúng quy cách, phẩm chất góp phần chấn
chỉnh và củng cố công tác kho tàng, giảm số lượng chứng từ và đơn giản hoá
công tác hạch toán ban đầu về cấp phát vật tư.
Căn cứ vào tiên lượng công trình và lệnh của giám đốc phòng vật tư lập
phiếu xuất kho dưới các dạng khác nhau tùy theo đối tượng và phương thức
xuất hàng.
2.4. Quyết toán sử dụng
Việc tổ chức quản lý bảo đảm vật tư đầu vào không chỉ dừng lại ở việc
mua sắm, tiếp nhận vận chuyển vật tư hàng hoá - để nâng cao hiệu quả sử
dụng vật tư đòi hỏi các doanh nghiệp phải định kỳ quyết toán vật tư sử dụng
Cao Minh Tiến Thương mại 46B
13
Chuyên đề tốt nghiệp
việc quyết toán nhằm: tính toán lượng vật tư thực chi có đúng mục đích
không ? Việc sử dụng các yếu tố vật chất có tuân thủ các định mức tiêu dùng
hay không? Lượng vật tư tiết kiệm được hoặc bội chi, nguyên nhân gây lãng
phí trong sử dụng vật tư ở doanh nghiệp. Ở các doanh nghiệp có thể áp dụng
ba phương pháp sau để quyết toán vật tư :
- Phương pháp kiểm kê: Theo phương pháp này trên cơ sở số liệu kiểm tra
thực tế tồn kho vật tư ở phân xưởng đầu kỳ và cuối kỳ báo cáo và số lượng
vật tư xuất trong kỳ để xác định thực tế vật tư chi phí áp dụng công thức.
+ Phương pháp đơn hàng:
Trên cơ sở các số liệu về kết quả sử dụng vật tư được xác định bằng
cách so sánh thực chi với mức quy định được tính sau khi thực hiện hợp đồng.
+ Quyết toán theo từng lô hàng cấp ra:
Là phương pháp thường xuyên và thiết thực nhất, cấp phát vật tư được tiến
hành theo mức quy định và được dùng vào việc thực hiện nhiệm vụ sản xuất.
Mức chi phí quy định được tính bằng cách lấy số thành phẩm nhân với
mức tiêu dùng vật tư. So sánh thực thi với mức quy định về vật tư ta biết được
sự chênh lệch với mức tiết kiệm hay bội chi.
3.Các nhân tố tác động đến quản trị vật tư trong doanh nghiệp.
3.1.Các nhân tố thuộc về kỹ thuật sản xuất của doanh nghiệp.
Cần phải khảo sát, phân tích tỉ mỉ dựa trên các tài liệu kỹ thuật_công
nghệ của quy trình công nghệ đang áp dụng tại doanh nghiệp. Đó là các yêu
cầu về kỹ thuật công nghệ chế tạo sản phẩm,các loại nguyên nhiên vật liệu
chính,nguyên nhiên vật liệu phụ,các loại phụ gia,hoá chất…các phương pháp
gia công ,chế biến sản phẩm,cũng như yêu cầu về số lượng,chất lượng,tỷ lệ
chất hữu ích,chất phụ gia…Cần phân tích,tính toán đầy đủ,toàn diện các khâu
chế tạo,từ nguyên vật liệu đầu vào đến nhập kho thành phẩm, để xác định
Cao Minh Tiến Thương mại 46B
14
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét