NHẬP ĐỀ
Sau 4 tháng thực tập và nghiên cứu, chúng tôi đã từng bước hoàn thành các yêu cầu
của khách hàng. Cuốn báo cáo này là kết quả tất yếu của quá trình làm việc vất vả trong
khoảng thời gian đó. Nó ghi lại những công việc mà chúng tôi đã thực hiện và các kết quả
đạt được trong khoảng thời gian qua. Khi chúng tôi được nhận vào thực tập tập ở công ty
CMCSoft, chúng tôi đã đặt ra những mục tiêu sau:
Vận dụng những kiến thức của chúng tôi vào thực tế. Qua đó chúng tôi có thể thấy
được những hạn chế và khuyết điểm của bản thân để khắc phục và bổ sung thêm
những gì mà chúng tôi còn thiếu sót.
Hoàn thành tốt các công việc do công ty thực tập đưa ra và các yêu cầu của khách
hàng.
Nâng cao thêm tinh thần làm việc nhóm và trách nhiệm với công việc được giao.
Nội dung báo cáo:
Giới thiệu về đề tài.
Phân tích đánh giá hiện trạng.
Thiết kế chương trình.
Mô tả giải pháp lưu trữ, đồng bộ dữ liệu và hạ tầng kỹ thuật.
Sự phân công trong nhóm:
Để đề tài được hoàn thành với kết quả tốt nhất, nhóm chúng tôi đã có sự phân
công công việc phù hợp với năng lực của từng thành viên:
Phụ trách chính việc phân tích, tìm tài liệu, thiết kế giao diện chương trình, lập trình
hiển thị dữ liệu: Nguyễn Gia Bảo.
Phụ trách chính việc thiết kế database, lập trình các truy vấn dữ liệu: Lê Quang
Hòa, Lê Xuân Khánh.
Phụ trách chính việc đưa giao diện lên web, lập trình data Access: Thân Đức
Hoàng Châu.
Phụ trách chính việc lập trình các module con, test và sửa lỗi: Trịnh Vĩ Hiền.
NỘI DUNG BÁO CÁO
I. TÓM TẮT DỰ ÁN
1. Mục tiêu của dự án
Mục tiêu của dự án " Quản lý hồ sơ theo cơ chế một cửa " đáp ứng những
mục tiêu sau:
Tạo ra môi trường làm việc mới trong cơ quan Phòng công chứng
Tp.HCM để nâng cao hiệu lực, hiệu quả các hoạt động quản lý nhà nước về
việc công chứng trên địa bàn Tp. HCM, đồng thời là công cụ hỗ trợ cho
công tác cải cách hành chính của Phòng công chứng Tp.HCM thực hiện
chương trình cải cách hành chính một cửa của Chính phủ.
Thống nhất và tin học hóa các quy trình tiếp nhận và thụ lý Hồ sơ của các
tổ chức công dân trong lĩnh vực công chứng trên địa bàn Tp.HCM, các hình thức
tiếp nhận, lưu trữ, phổ cập, trao đổi, tìm kiếm, xử lý thông tin, giải quyết công
việc, báo cáo tình hình giải quyết hồ sơ trong cơ quan để nâng cao chất lượng và
hiệu quả của công tác điều hành của lãnh đạo, các hoạt động tác nghiệp của cán
bộ, chuyên viên nhằm mục tiêu đáp ứng thời gian đã cam kết với tổ chức, công
dân.
Xây dựng các kho dữ liệu điện tử, khắc phục một cách cơ bản tình trạng
thiếu tập trung của thông tin, cung cấp thông tin về hồ sơ và tình trạng xử lý các
hồ sơ của tổ chức công dân trong lĩnh vực công chứng, các báo cáo, thống kê, cập
nhật thông tin công việc nhanh chóng phục vụ yêu cầu của các lãnh đạo, cán bộ
quản lý, cán bộ của bộ phận tiếp dân một cách thuận tiện, chính xác, đầy đủ và kịp
thời.
Nâng cao trình độ ứng dụng và sử dụng công cụ CNTT, tạo ra thói quen làm
việc hiện đại sử dụng thông tin điện tử để nâng cao trình độ, tạo một bước thay đổi
trong các quy trình xử lý thông tin, giải quyết công việc của lãnh đạo, chuyên viên, cán
bộ với sự hỗ trợ hiệu quả của các phần mềm, góp phần cải cách hành chính.
1. Cơ sở pháp lý
Cơ chế “một cửa” về thực hiện thủ tục hành chính trong việc giải
quyết công việc của công dân, tổ chức được đề ra đầu tiên trong lĩnh vực
đầu tư trực tiếp của nước ngoài tại Quyết định số 366/HĐBT ngày
7/11/1991 của Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ) ban hành chế độ
thẩm định các dự án có vốn đầu tư trực tiếp của nước ngoài. Cơ chế “một
cửa” và “một cửa tại chỗ” đã trở thành nguyên tắc trong hoạt động của các
Ban quản lý các khu công nghiệp, khu chế xuất từ đó đến nay.
Thực hiện Nghị quyết số 38/CP ngày 04/5/1994 của Chính phủ về
cải cách một bước thủ tục hành chính trong giải quyết công việc của công
dân và tổ chức, từ năm 1995 nhiều địa phương đã chủ động thí điểm thực
hiện áp dụng cơ chế giải quyết công việc theo mô hình “một cửa” hoặc
“một cửa, một dấu”.
Quyết định của thủ tướng chính phủ về việc ban hành Quy chế thực
hiện "một cửa" tại cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương. Căn cứ vào
các chỉ thị, nghị quyết và các quyết định của chính phủ:
Căn cứ Luật Tổ chức Chính phủ ngày 25 tháng 12 năm 2001.
Căn cứ Nghị quyết số 38/CP ngày 04 tháng 5 năm 1994 của Chính
phủ về cải cách một bước thủ tục hành chính trong việc giải quyết công việc
của công dân và tổ chức.
Căn cứ Quyết định số 136/2001/QĐ-TTg ngày 17 tháng 9 năm2001
của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Chương trình tổng thể cải cách hành
chính nhà nước giai đoạn 2001 – 2010.
2. Sự cần thiết phải đầu tư
Trong những năm gần đây, việc tin học hoá các hoạt động của nhà nước
ngày càng phổ biến. Việc ứng dụng các phần mềm tin học trong các hoạt động
quản lý không còn đủ khả năng đáp ứng nhu cầu hiện nay. Các phần mềm đang
được sử dụng chỉ đáp ứng một phần nào đó trong mô hình cơ chế một cửa.
Hầu hết các phần mềm hiện tại chỉ sử dụng trong mạng nội bộ của từng
phòng công chứng.Việc chia xẻ dữ liệu giửa các phòng còn hạn chế, dữ liệu còn rải
rác ở từng phòng chưa tập trung. Do đó, việc tìm kiếm truy xuất dữ liệu giữa các
phòng vẫn chiếm khá nhiều thời gian.
Công nghệ thông tin hiện nay ngày càng phát triển là giải pháp hiệu quả để
khắc phục những khuyết điểm của các phần mềm trước đây nhằm nâng cao năng lực
quản lý và đáp ứng các yêu cầu khách quan tốt hơn nữa. Ngoài ra, xu hướng của các
phần mềm hiện nay là hỗ trợ tối đa việc tương tác với người dùng nhằm tạo ra sự thân
thiện trong việc sử dụng.
II. MỤC TIÊU CỦA DỰ ÁN
1. Mục tiêu tổng quát
Tạo ra một chương trình “Quản lý hồ sơ” ứng dụng cho sở công chứng
nhằm hỗ trợ cho công tác cải cách hành chính của các phòng công chứng.
Mang lại sự dễ dàng trong công việc quản lý cho các nhân viên tại phòng
công chứng và sự tiện lợi cho người dân trong việc công chứng.
Góp phần thực hiện chương trình cải cách hành chính theo cơ chế một cửa
của chính phủ.
Thống nhất và tin học hóa các quy trình quản lý, xét duyệt, phân loại, lưu
trữ, trao đổi, tìm kiếm, báo cáo, tra cứu các loại hồ sơ trong phòng công
chứng, nhằm nâng caco chất lượng, hiệu quả công việc.
Khắc phục tình trạng thiếu tập trung, nhất quán về lưu trữ hồ sơ hiện nay ở
các phòng công chứng bằng cách xây dựng nơi chứa dữ liệu tập trung ở
một nơi. Việc này cũng nhằm hỗ trợ công việc thống kê, báo cáo và xác
thực cho các công chứng viên.
Khắc phục được hiện trạng xử lý thủ công.
Khắc phục khó khăn trong công tác kiểm soát thông tin.
Giảm thời gian luân chuyển, xử lý, tổng hợp thông tin.
Góp phần tinh giản, nâng cao hiệu quả làm việc của bộ máy quản lý.
Thống nhất hệ thống chỉ tiêu trong việc tổng hợp tình hình giải quyết các
Hồ sơ của các tổ chức công dân trong lĩnh vực xây dựng trên địa bàn
TP.HCM
Thống nhất các biểu mẫu tổng hợp, phân tích và các báo cáo tình trạng giải
quyết Hồ sơ của tổ chức/công dân.
Dự án nhằm mở rộng đường để tiến đến việc thực hiện chính phủ điện tử
một cách toàn diện ở Việt Nam.
Đào tạo nghiệp vụ tin học quản lý cho các cán bộ, viên chức trong ngành
công chứng.
Xây dựng một hệ thống mở để sẵn sàng tích hợp với các ứng dụng khác trong
tương lai nhằm hoàn thiện chính phủ điện tử ở Việt Nam.
2. Mục tiêu cụ thể
Thực hiện quá trình mô hình hóa hệ thống thông tin trên cơ sở xác định
các vị trí thao tác nghiệp vụ. Thể hiện rõ luồng vận chuyển Hồ sơ, qui trình
phối hợp xử lý trong hệ thống, các vị trí tác nghiệp đã xác định.
Hoàn thiện hệ thống các chỉ tiêu phục vụ việc phân loại Hồ sơ. Xây dựng
các biểu mẫu chuẩn cho việc tiếp nhận, chuyển tiếp, hướng dẫn, thụ lý Hồ
sơ
Chuẩn hoá quy trình tiếp nhận và thụ lý Hồ sơ. Các quy trình phải đảm bảo
tính hiệu quả, đơn giản, dễ sử dụng.
Chuyên viên có thể sử dụng các quy trình được tin học hoá để thực thi nhiệm
vụ được giao một cách thuận tiện, nhanh chóng và chính xác.
Chuyên viên có thể kiểm tra và quản lý được công việc đang thực thi của
chính mình một cách thuận tiện và hiệu quả nhất.
Chuyên viên có thể trả lời nhanh chóng và chính xác cho lãnh đạo về tất cả
các vấn đề có liên quan đến lĩnh vực do mình phụ trách.
Lãnh đạo có thể kiểm soát được tình hình giải quyết VB, giải quyết công
việc của các đơn vị, của từng chuyên viên.
Lãnh đạo có thể truy cập, tra cứu và tìm kiếm thông tin cần thiết một cách
thuận tiện, nhanh chóng và chính xác.
Lãnh đạo có thể quản lý và kiểm tra tình trạng giải quyết VB đến của các
đơn vị, chuyên viên.
Các tổ chức công dân cũng có khả năng kiểm tra, tìm hiểu yêu cầu của
mình đang được đơn vị, chuyên viên hoặc cấp lãnh đạo nào đang giải
quyết.
Hỗ trợ công tác lưu trữ hồ sơ, văn bản ở mức cao nhất.
III.PHẠM VI CỦA DỰ ÁN
1. Đơn vị chủ trì (chủ đầu tư)
Công ty CMCSoft.
2. Các đơn vị tham gia thực hiện
Sở tư pháp Tp.HCM.
Công ty CMCSoft.
Sinh viên thực tập trường Hoa Sen.
3. Các đơn vị tham gia vận hành phần mềm
Các phòng công chứng tại TPHCM và sở tư pháp.
IV. KẾ HOẠCH DỰ ÁN
1. Kế hoạch tổng quát
1.1. Các giai đoạn của dự án
TT Giai đoạn Số vòng lặp Bắt đầu Kết thúc Tổng thời gian (ngày)
1 Khởi đầu 25/02/08 28/02/08 3 ngày
2 Khảo sát 13/03/08 29/03/08 13 ngày
3 Giải pháp 31/03/08 03/05/08 27 ngày
4 Xây dựng 05/05/08 29/05/08 19 ngày
5 Chuyển giao 02/06/08 20/06/08 15 ngày
6 Kết thúc 21/06/08 23/06/08 2 ngày
1.2. Các giai đoạn và điểm mốc kiểm soát dự án
TT Giai đoạn Mô tả Điểm mốc
1 Khởi đầu Lập kế hoạch tổng quát cho dự án Kick-off dự án
2 Khảo sát Khảo sát và phân tích yêu cầu của
khác hàng.
Xây dựng tài liệu đặc tả yêu cầu
phần mềm.
Thống nhất phạm vi ứng dụng và ký
kết hợp đồng
Review đặc tả yêu
cầu phần mềm
3 Giải pháp Xây dựng kiến trúc phần mềm.
Lập trình các module phức tạp.
Chứng minh kiến trúc đáp ứng được
các yêu. cầu của ứng dụng.
Lập kế hoạch test.
Xây dựng tài liệu test.
Review thiết kế kiến
trúc
4 Xây dựng Thiết kế chi tiết phần mềm.
Lập trình.
Xây dựng tài liệu test.
Thực hiện test phần mềm.
Xây dựng tài liệu người dùng.
Triển khai thử nghiệm.
Review sản phẩm
5 Chuyển giao Thiết kế các module còn thiếu.
Lập trình và chỉnh sửa các lỗi phần
mềm.
Triển khai phần mềm.
Khách hàng nghiệm
thu sản phẩm
6 Kết thúc Lưu trữ các kết quả thực hiện, tiến Họp tổng kết dự án
hành tổng kết và thu thập ý kiến
phản hồi của khách hàng
2. Kế hoạch chi tiết
V. PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG
1. Xác định quy trình trong nghiệp vụ
1.1. Sơ đồ quy trình thực hiện công chứng
Hình - Sơ đồ quy trình thực hiện công chứng
1.2. Các quy trình thực hiện công chứng
Sơ đồ quy trình thực hiện
công chứng
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét