Hệ thống quản lí bán hàng

Phân tích thiết kế Hệ thống thông tin quản lí bán hàng
(1.3) Viết hóa đơn:
Dựa trên phiếu yêu cầu của khách, bộ phận bán hàng lập hóa đơn theo mẫu đã có
với các thông tin về tên mặt hàng, số lượng, đơn giá, ngày tháng, thành tiền, tổng số tiền
các mặt hàng Sau khi hàng được giao cho khách, hóa đơn được lập sẽ lưu lại vào kho và
đưa cho khách hàng một bản để khách hàng có thể đem thanh toán, ngoài ra thông tin
chung về hóa đơn như số hóa đơn, khách hàng, tổng số tiền, còn được cập nhật vào sổ bán
hàng.
(2.1) Viết chứng từ nhận tiền:
Mỗi lần khách hàng trả tiền, phải làm việc với bộ phận Kế toán quỹ. Bộ phận kế
toán quỹ kiểm tra số tiền khách hàng còn nợ dựa vào giấy nhắc nợ, thu tiền và viết chứng
từ nhận tiền đưa cho khách hàng. Chứng từ nhận tiền được lưu vào kho và các thông tin
của chứng từ được Kế toán quỹ cập nhật vào sổ thanh toán.
(2.2) Ghi nợ:
Bộ phận ghi nợ thường xuyên xem thông tin trong sổ bán hàng và sổ thanh toán, lấy
hóa đơn và chứng từ nhận tiền trong kho để cập nhật xem từng khách hàng còn nợ tổng số
bao nhiêu tiền. Thông tin được cập nhật vào sổ nợ.
(2.3) Gửi giấy nhắc nợ:
Bộ phận gửi giấy nhắc nợ theo dõi thông tin trong sổ nợ, khi có khách hàng có số
nợ vượt quá mức quy định (về số tiền + thời gian) mà chưa thanh toán thì viết giấy nhắc nợ
gửi đến khách hàng theo định kì thông báo tổng số nợ và yêu cầu khách hàng thanh toán.
Về nhân sự thì bộ phận này với bộ phận ghi nợ có thể trùng nhau.
(3.1) Tổng hợp thống kê:
Bộ phận kế toán người mua thường xuyên xem thông tin trong sổ bán hàng và sổ
thanh toán để lấy các hóa đơn bán hàng và chứng từ nhận tiền mới trong kho cập nhật vào
sổ theo dõi chi tiết người mua. Dựa vào các thông tin đã được cập nhật, bộ phận Kế toán
người mua sẽ phân tích đưa ra thông tin tổng hợp theo dõi từng khách hàng đến mua, đưa
ra thông tin đâu là khách hàng quan trọng, mặt hàng nào bán chạy
5
Phân tích thiết kế Hệ thống thông tin quản lí bán hàng
(3.2) Hạch toán lỗ lãi:
Bộ phận kế toán tổng hợp thường xuyên xem thông tin trong sổ bán hàng để lấy các
hóa đơn bán hàng mới trong kho cập nhật vào sổ Hạch toán lỗ lãi. Dựa vào các thông tin
đó và các thông tin về hàng nhập về từ hóa đơn nhập hàng, lấy từ các hóa đơn nhập hàng,
bộ phận Kế toán tổng hợp sẽ phân tích đưa ra thông tin tổng hợp về doanh thu của đại lí, lỗ
lãi chi tiết theo kì, theo từng ngày, tháng, năm
2.7 Liệt kê các hồ sơ sử dụng
a. Báo giá f. Sổ nợ
b. Hóa đơn bán hàng g. Giấy nhắc nợ
c. Sổ bán hàng h. Hóa đơn nhập hàng
d. Chứng từ nhận tiền i. Sổ theo dõi người mua
e. Sổ thanh toán j. Sổ hạnh toán lỗ lãi
3. Phát triển các mô hình phân tích
3.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0
Báo giá
6
Báo
Yêu
Phân tích thiết kế Hệ thống thông tin quản lí bán hàng
Sổ bán hàng
Sổ hạch toán lỗ lãi
Sổ nợ
Sổ thanh toán
Sổ theo dõi người mua mua

7
1.0
Bán
h ngà
Ko ápđ
Khách
H ngà
Hóa
Hóa
Kho
Hóa
3.0
t ngổ
h pợ
2.0
Thanh
toán
Ch ng t nh nứ ừ ậ
Ch ngứ
Gi y nh cấ ắ
Phân tích thiết kế Hệ thống thông tin quản lí bán hàng
3.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1
3.2.1 Biều đồ luồng dữ liệu mức 1 tiến trình “1.0 Bán hàng”
Khách Hàng
Báo giá
Yêu cầu
Yêu cầu
Kho Hóa đơn
Ko đáp ứng
Đáp ứng
Hóa đơn bán hàng
Hình 5:Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 tiến trình 1.0
Yêu cầu
Báo giá
sổ bán hnàg
8
Hình 4: Bi u đ lu ng d li uể ồ ồ ữ ệ
1.1
ti pế
nh nyêuậ
c uầ
1.3
vi t hoáế
nđơ
1.2
ki m traể
kho
h ngà
h ngà
Phân tích thiết kế Hệ thống thông tin quản lí bán hàng
3.2.2 Biều đồ luồng dữ liệu mức 1 tiến trình “2.0 Thanh toán”
Khách Hàng
Chứng từ nhận tiền
Kho Hóa đơn
Hóa đơn bán hàng
Chứng từ
Hóa đơn bán hàng
Chứng từ
Hình 6:Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 tiến trình 2.0
Giấy nhắcnợ
Sổ thanh toán
9
2.1
vi tế
ch ng tứ ừ
nh n ti nậ ề
Gi yấ
nh cnắ ợ
Phân tích thiết kế Hệ thống thông tin quản lí bán hàng
Sổ nợ
3.2.3 Biều đồ luồng dữ liệu mức 1 tiến trình “3.0 Tổng hợp”
Hoá đơn
Sổ hoạch toán lỗ lãi Sổ nợ Sổ theo dõi ngưòi mua nhập hàng
Kho Hóa đơn
Hình 7: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 tiến trình 3.0
Sổ thanh toán
Sổ bán hàng
3. 3 Mô hình E-R
3.3.1 Xác định thực thể và thuộc tính
Cửa hàng => KHACHHANG( mãKH, têncửahàng, tênchủcửahàng, địachỉ)
Tên hàng => MATHANG( MãMH, Tên, Đơngiá, Môtả)
10
2.2
Ghi nợ
2.3
G i gi yử ấ
nh c nắ ợ
3.2
Ho chặ
toán lỗ
lãi
3.1
T ng h pổ ợ
th ng kêố
Phân tích thiết kế Hệ thống thông tin quản lí bán hàng
Nợ => KHOANNO( Mãsốnợ, mãKH, sốtiền)
3.3.2 Xác định mối quan hệ và thuộc tính
<Giao> Cái gì? MATHANG
Cho ai? KHACHHANG
Khi nào? Ngày giao
Bằng cách nào? Số hóa đơn
Bao nhiêu? Số lượng
Giá trị bao nhiêu? Đơn giá
<Thanh toán> Ai ? KHACHHANG
Cái gì? KHOANNO
Khi nào? Ngày thanh toán
Bằng cách nào? Số chứng từ
Bao nhiêu? Số tiền
4. Thực hiện các thiết kế
4.1 Chuyển mô hình E-R sang mô hình quan hệ
4.1.1 Biểu diễn các thực thể
 KHACHHANG( mãKH, têncửahàng, tênchủcửahàng, địachỉ)
 MATHANG( MãMH, Tên, Đơngiá, Môtả)
11
Khách
M t H ngặ à
Phân tích thiết kế Hệ thống thông tin quản lí bán hàng
 KHOANNO( Mãsốnợ, mãKH, sốtiền)
4.1.2 Biểu diễn các quan hệ
=> GIAOHANG(MãKH, MãMH*, Sốhóađơn, ngàygiao,
sốlượng*, đơngiágiao*)
=> THANHTOAN(MãKH, mãsốnợ, sốchứngtừ, sốtiền,
ngàythanhtoán)
4.1.3 Chuẩn hóa.
4 quan hệ :
KHACHHANG( mãKH, têncửahàng, tênchủcửahàng, địachỉ) (1)
MATHANG( MãMH, Tên, Đơngiá, Môtả) (2)
KHOANNO( Mãsốnợ, mãKH, sốtiền, ngàynợ) (3)
THANHTOAN(MãKH,mãsốnợ,sốchứngtừ,sốtiền, ngàythanhtoán) (4)
đã là chuẩn 3
quan hệ GIAOHANG chưa phải chuẩn 1 vì có các thuộc tính lặp ( có dấu *), tiến hành tách
các thuộc tính lặp theo quy tắc chuẩn hóa ta được:
QH1: DONGDON( Sốhóađơn, mãMH, sốlượng, đơngiágiao) (6)
QH2: DONHANG( Sốhóađơn, MãKH, ngàygiao) (5)
Các quan hệ đã là chuẩn 3.
4.1.4 Sơ đồ quan hệ của mô hình dữ liệu
KHÁCH(1)# MãKH
TênCH
TênchủCH
Địachỉ
12
Kho n Nả ợ
Giao
Thanh toán
Phân tích thiết kế Hệ thống thông tin quản lí bán hàng
DONHANG(4)
#Sốhóađơn
MãKH
ngàygiao
DONGDON(5)
#Sốhóađơn
#MãMH
sốlượng
đơngiá
MATHANG(2)
#MãMH
Tênhàng
Đơngiá
Môtả
PHIEUTHANHTOAN(6)
#Sốchứngtừ
MãKH
Mã số nợ
ngàythanhtoán
Số tiền
KHOANNO(3)
#Mãsốnợ
MãKH
Sốtiền
Hình 9: Sơ đồ quan hệ của mô hình dữ liệu
13
Phân tích thiết kế Hệ thống thông tin quản lí bán hàng
4.2 Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý
Sử dụng hệ quản trị CSDL MS Access , từ các quan hệ trên ta có:
4.2.1 table: KHACH
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Khóa
MãKH Text Khóa chính
TênCH Text
Tên chủ CH Text
Địa chỉ Text
4.2.2. table: MATHANG
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Khóa
MãMH Text Khóa chính
Tênhàng Text
Đơngiá Integer
Môtả Text
4.2.3. table: KHOANNO
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Khóa
Mãsốnợ Text Khóa chính
MãKH Text Khóa ngoài
14

Xem chi tiết: Hệ thống quản lí bán hàng