quy trình tổ chức, thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại các doanh nghiệp kinh doanh xuất khẩu

LINK DOWNLOAD MIỄN PHÍ TÀI LIỆU "quy trình tổ chức, thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại các doanh nghiệp kinh doanh xuất khẩu": http://123doc.vn/document/1054343-quy-trinh-to-chuc-thuc-hien-hop-dong-xuat-khau-tai-cac-doanh-nghiep-kinh-doanh-xuat-khau.htm

2.1. Xin giấy phép xuất khẩu.
Giấy phép xuất khẩu là một tiêu đề quan trọng về mặt pháp lý để tiến hành các
khâu khác trong mỗi chuyến hàng xuất khẩu. Thủ tục xin giấy phép xuất khẩu ở mỗi
quốc gia là khác nhau. Ở Việt Nam, hàng năm hoạc 6 tháng một lần, Bộ thương mại
công bố danh mục hàng cấm xuất khẩu, hàng xuất khẩu theo hạng ngạch. Hồ sơ xin
giấy phép xuất khẩu bao gồm:
 Đơn xin giấy phép.
 Phiếu hạn ngạch.
 Bản sao hợp đồng đã ký với nước ngoài hoạc bản sao L/C.
Mỗi giấy phép được cấp cho một chủ hàng kinh doanh để xuất khẩu một hoạc
một số mặt hàng với mức đã định, chuyên chở bằng phương tiện vận tải và giao
hàng tại một điểm nhất định.
2.2. Giục người mua mở L/C.
Trong trường hợp hợp đồng thanh toán theo L/C thì doanh nghiệp xuất khẩu
cần nhanh chóng giục bên nhập khẩu mở L/C. Khi được ngân hàng thông báo cần
kiểm tra xem xét cẩn thận tránh mắc "bẫy" L/C.
2.3. Chuẩn bị hàng hoá.
Đây là công việc bắt buộc đối với nhà xuất khẩu, nó bao gồm 3 bước
 Thu gom tập trung thành một lô hàng xuất khẩu xuất khẩu thông qua loại
hợp đồng đã ký: là việc mua hàng hóa ngoại thương thường được tiến hành trên cơ
sở khối lượng lớn. Do tính chất sản xuất của việt Nam còn nhỏ lẻ nói chung và tính
5
chất các mặt hàng thủ công nói riêng, để có đủ lượng hàng xuất khẩu thì chúng ta
phải tập chung gom hàng hóa trước khi xuất bàng việc ký hợp đồng với các đơn vị
chân hàng.
 Đóng gói bao bì hàng hóa xuất khẩu nhằm đảm bảo phẩm chất, chât lượng
và số lượng tạo điều kiện thuận lợi cho việc bốc xếp, di chuyển, giao nhận hàng.
Tùy từng loại hàng hóa, yêu cầu cách thức đóng gói trong hợp đồng đã ký, doanh
nghiệp phải thực hiện đúng theo quy định. Tránh xa tình trạng đóng gói sai quy
cách dẫn đến bên nhập khẩu từ chối nhận hàng, yêu cầu giảm giá hàng xuất khẩu, ,
từ chối thanh toáng bằng tiền hàng.
 Về ký mã hiệu hàng xuất khẩu: là những ký mã hiệu bằng số, bằng chữ hoạc
bằng hình vẽ ghi trên bao bì, bên ngoài nhằm thông báo những chi tiết cần thiết cho
việc giao nhận, bốcdỡ, bảo quản hàng hóa.
2.4. Kiểm tra hàng hóa
Người xuất khẩu phải có nghĩa vụ kiểm tra hàng hóa: kiểm tra hàng hóa đủ về
chất lượng, đúng về số lượng, quy cách đóng gói, trước khi giao hàng.
Kiểm tra hàng hóa xuất khẩu mạng lại một ý nghĩa rất quan trọng, nó đảm bảo
uy tín của người xuất khẩu, tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp trong kinh doanh, ngăn
chặn kịp thời các hậu quả xấu xảy ra dẫn tới tranh chấp khiếu nại. Đặc biệt kiểm tra
hàng hóa xuất khẩu thực hiện tốt giúp cho đơn vị xuất khẩu giảm sửa chữa, khắc
phục hậu quả, nâng cao hiệu quả của hoạt động xuất khẩu.
2.5. Thuê tàu lưu cước (nếu có)
Tùy từng điều kiện giao hàng đã ký kết trong hợp đồng, việc thêu tàu chở
hàng được tiến hành trên ba căn cứ:
 Điều khoản của hợp đồng, điều kiện cơ sở giao hàng, số lượng hàng giao
nhiều hay ít,
 Đặc điểm hàng hóa: Hàng nặng, hàng nhẹ, điều kiện bảo quản đơn giản hay
phức tạp, hàng vận chuyển dài ngày hay nhắn ngày.
6
Căn cứ vào điều kiện vận tải: Cước phí của từng loại hàng mà lựa chon thuê
vân chuyển theo đường bộ, đường biển, hay đường hàng không.
2.6. Mua bảo hiểm (nếu có)
Bảo hiểm chuyên chở hàng hóa xuất nhập khẩu là sự cam kết bồi thường về
mặt kinh tế của công ty bảo hiểm cho người mua bảo hiểm khi có rủi ro tổn thất, tai
nạn xảy ra đối với hàng hóa xuất khẩu trong quá trình chuyên chở. Ngược lại, người
được bảo hiểm có trách nhiệm đóng cho công ty bảo hiểm một khoản tiền gọi là phí
bảo hiểm theo những điều kiện đã được quy định trong hợp đồng bảo hiểm.
2.7. Làm thủ tục hải quan
Để tạo ra môi trường kinh doanh lành mạnh, ngăn chặn hoạt động buôn bán
lậu, bảo vệ sức khỏe người tiêu dùng. Mọi hàng hóa khi qua cửa Việt Nam đều phải
làm thủ tục hải quan xuất nhập cảnh. Đây là một trong những công cụ để nhà nước
quản lý, theo dõi thống kê về tình hình xuất khẩu, nhập khẩu.
2.8. Giao hàng lên tàu
Khi xuất khẩu, tùy theo phương thức thuê tàu chuyến hay thuê tàu chợ và điều
kiện chuyên chở hàng, rời hay trong cả container mà người xuất khẩu phải thực hiện
một số công việc chủ yếu sau:
- Hàng chuyên chở không dùng container theo phương thức tàu chuyến.
- Hàng chuyên chở bằng container theo phương thức theo tàu chợ.
2.9. Làm thủ tục thanh toán
Thanh toán là khâu quan trọng và là kết quả cuối cùng trong hoạt động xuất
khẩu. Có rất nhiều phương thức thanh toán khác nhau:
- Phương thức trả tiền mặt.
- Phương thức ghi sổ.
- Phương thức chuyển tiền.
- Phương thức nhờ thu.
- Phương thức tín dụng chứng từ.
7
2.10. Khiếu nại và giải quyết
Khiếu nại là phương pháp giải quyết các phát sinh trong quá trình thực hiện
hợp đồng bằng cách các bên trực tiếp thương lượng nhằm đưa ra các giải pháp
mang tính pháp lý thỏa mãn hay không thỏa mẵn các yêu cầu của bên khiếu nại.
III/ CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG TỚI VIỆC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG
XUẤT KHẨU
1. Các yếu tố bên ngoài
+ Xã hội: Mỗi quốc gia khác nhau của một nền văn hóa khác nhau, vì vậy
trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu các chứng từ liên quan có ghi điều
kiện của hợp đồng phải rõ ràng, phải đúng quy định quốc tế tập quán riêng của một
nước nhất định để tránh hiểu lầm về ngôn ngữ, gây ra tranh chấp không đáng có.
+ Pháp luật: Thuế xuất khẩu được chính phủ ban hành nhằm quản lý các hoạt
động xuất khẩu, mở rộng quan hệ kinh tế đối ngoại, nâng cao hiệu quả xuất khảu
góp phần bảo vệ và phát triển sản xuất trong nước. Vì vậy, chính phủ thực hiện
chính sách thuế quan trọng trong việc xác định xuất khẩu đối với từng nhóm hàng
để đảm bảo sự hài hòa các môi trường do thuế quan tác động.
Chính phủ ban hành hạn ngạch xuất khẩu quy định số lượng giá trị của một
hoạc một số mặt hàng được phép xuất khẩu trong một thời gian nhất định
Trợ cấp xuất khẩu nhằm phát triển mức độ xuất khẩu của hàng hóa nước mình
tạo điều kiện cho sản phẩm có sức cạnh tranh về giá trên thị trường thế giới. Trợ
cấp xuất khẩu làm tăng giá trị nội địa của hàng xuât khẩu tăng sản lượng hàng xuất
khẩu .
+ Công nghệ và hạ tầng sở: Khoảng cách địa lý giữa Việt Nam với nước ngoài
sẽ ảnh hưởng đến chi phí vận tải, thời gian thực hiện hợp đồng. Hệ thống giao thông
đặc biệt là hệ thống cảng biển, mức độ trang thiết bị độ sâu của cảng biển, chất
lượng của đường đá ảnh hưởng đến lượng chuyên chở của từng chuyến hàng. Tác
động của phương tiện vận chuyển sẽ ảnh hưởng tới tốc độ thực hiện hợp đồng. Hệ
thống cảng biển được đảm bảo an toàn cho hàng hoá.
8
Hệ thống bảo hiểm, kiểm tra chất lượng cho phép các hợp đồng mua bán hàng
hoá quốc tế được thực hiện an toàn hơn đồng thời giảm được mức độ thiệt hại có
thể xảy ra đối với các nhà kinh doanh trong trường hợp xảy ra rủi ro.
Hệ thống ngân hàng cho phép các nhà kinh doanh thuận lợi trong việc thanh
toán đảm bao lợi ích kinh doanh bằng các dịch vụ thanh toán qua ngân hàng.
2. Môi trường bên trong
Đội ngũ cán bộ của doanh nghiệp
Có thể nói đội ngủ cán bộ, lực lượng nhân viên là tài sản lớn nhất của doanh
nghiệp quyết định đến hiệu quả kinh doanh nói chung và trong quá trình thực hiện
hợp đồng xuất khẩu nói riêng. Chất lượng của đội ngũ cán bộ được xét trên góc độ
chuyên môn nghiệp vụ xuất khẩu, mối quan hệ, sự tín nghiệm tích luỹ được. Kinh
nghiệp trong hoạt động xuất khẩu sẽ giúp doanh nghiệp có uy tín với khách hàng,
trở nên năng động hơn trong quá trình thực hiện các công tác của hoạt động xuất
khẩu vì hạn chế được rất lớn khả năng phát sinh rủi ro, phức tạp sau này.
Chính sách của doanh nghiệp
Là các chính sách về quản trị nguồn nhân lực, tài chính, marketing và các
chính sách khác. Nếu doanh nghiệp có chính sách quản trị con người và công tác tổ
chức hợp lý sẽ kích thích được trách nhiệm, nâng cao được năng lực của nhân viên,
tạo cơ sở hiệu quả công tác cao nhất.
Yếu tố văn hoá của doanh nghiệp
Văn hoá của doanh nghiệp được xây dựng trên cơ sở của lòng tin, mong đợi
và giá trị được bồi đắp và chia sẻ bởi các thành viên của doanh nghiệp và được
truyền từ thế hệ này sang thế hệ khác. Văn hoá đó tạo nên thái độ, cách ứng sử của
doanh nghiệp trong kinh doanh.
Những phản ứng trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu xuất phát từ
truyền thống văn hoá của doanh nghiệp cũng có ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả
và chất lượng thực hiện hợp đồng. Nếu phản ứng là đúng, hợp đồng với quy luật
9
nền kinh tế thị trường thì sẽ đem lại nhiều thuận lợi. Nhưng nếu không nó sẽ làm
cho việc thực hiện hợp đồng vốn dĩ đã phức tạp càng trở nên khó khăn và rắc rối.
10
CHƯƠNG II:
THỰC TRẠNG QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP
ĐỒNG XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH
HOÀNG MINH ANH SANG THỊ TRƯỜNG NHẬT BẢN
I/ TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH HOÀNG MINH ANH
1. Lịch sử hình thành của công ty
Công ty Trách nhiệm hữu hạn Hoàng Minh Anh là công ty sản xuất và xuất
khẩu đồ gỗ mỹ nghệ Hà Nội được hình thành ngày 14-9-1993 và trụ sở chính của
công ty đặt tại 12 Hòa Mã-Hà Nội.
Công ty Hoàng Minh Anh là một trong số những công ty đầu tiên ở Việt Nam
sản xuất và xuất khẩu đồ gỗ mỹ nghệ Tháng 12 – 2000 UBND thành phố Hà Nội ra
quyết định số 6908/QĐ-UB ngày 12-2-2000 nhập công ty xản xuất đồ gỗ Thái Nga
và vẫn lấy tên công ty là Hoàng Minh Anh.
Trước xu thế phát triển chung của thị trường trong và ngoài nước cũng như
nhu cầu ngày càng tăng của khách hàng, đặc biệt là xuất hiện sự cạnh tranh gay gắt
của các đối thủ cạnh trạnh khác đến từ trong nước cũng như ngoài nước nên đến
ngày 8 – 9 – 2004 căn cứ quyết định sô 129/2004/QĐ-TTg của Thủ tướng chính
phủ đã phê duyệt thành lập công ty Trách nhiệm hữu hạn Hoàng Minh Anh hoạt
động theo mô hình công ty và các chi nhánh lớn nhỏ trong cả nước.
Từ khi thành lập đến nay công ty chủ yếu hoạt động trên lĩnh vực xuất nhập
khẩu hàng thủ công mỹ nghệ sang thị trường Nhất Bản là chủ yếu và một số thị
trường khác như: singapo, Inonesia, Ấn Độ và một số nước Châu Âu
Tên giao dịch quốc tế của công ty: Mosaique Decoration.
Email: mosaiquepersonnel@mosaiquedecoration.com.
11
2. Chức năng, nhiệm vụ và tổ chức bộ máy của công ty
2.1. Chức năng của công ty
 Trực tiếp kinh doanh xuất khẩu các mặt hàng thủ công mỹ nghệ.
 Chuyên sản xuất kinh doanh các sản phẩm mây tre đan và các sản phẩm
thuộc đồ gỗ mỹ nghệ có chất lượng cao, mẫu mã thiết kế mới lạ độc đáo, xuất khẩu
theo đơn đặt hàng của khách hàng.
 Thu mua một số mặt hàng thủ công mỹ nghệ ở trong nước phục vụ cho hoạt
động xuất khẩu của công ty ra nước ngoài.
2.2. Nhiệp vụ của công ty
Xây dựng và tổ chức thực hiện chiến lược phát triển, kế hoạch xuất khẩu hàng
năm.
Công ty tham gia với các cơ quan chức năng quy hoạch và kế hoạch phát triển
ngành thương mại theo định hướng phát triển kinh tế xã hội của thành phố cũng như
của Chính Phủ.
Công ty lập và quản lý tổ chức triển khai thực hiện các kế hoạch, dự án đầu tư
xây dựng phát triển cơ sở hạ tầng thương mại bằng nguồn vốn tự có, vốn vay, vốn
huy động của bản thân Tổng công ty.
Công ty còn hợp tác đầu tư liên doanh liên kết với các đối tác nước ngoài và
các thành phần kinh tế trong nước xây dựng và tổ chức mạng lưới kinh doanh như :
hệ thống cửa hàng lớn. Tổ chức và quản lý kinh doanh một số chợ đầu mối, chợ
buôn bán trọng điểm trong địa bàn thành phố.
Một nhiệm vụ khác của công ty là tổ chức đào tạo bồi dưỡng về chuyên môn
nghiệp vụ cho các đối tượng trong và ngoài ngành phục vụ cho các hoạt động sản
xuất kinh doanh của công ty cho nhu cầu xã hội và xuất khẩu lao động.
2.3. Tổ chức bộ máy của công ty
Hiện tại, theo mô hình quản lý của công ty TNHH, cơ cấu tổ chức bộ máy của
công ty bao gồm : Giám đốc, phó giám đốc và các phòng ban chức năng. Mô hình
của công ty được thể hiện theo sơ đồ sau:
12
Sơ đồ 2:Bộ máy tổ chức của công ty TNHH Hoàng Minh Anh
Giám đốc công ty là người đứng đầu trực tiếp lãnh đạo công ty và mọi hoạt
động của công ty. Đồng thời có trách nhiệm báo cáo kết quả hoạt động và tình hình
chung của công ty trước cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Cùng với giám đốc có phó giám đốc là người hỗ trợ cho giám đốc lãnh đạo và
điều hành công ty. Phó giám đốc được phân phụ trách một số lĩnh vực kinh doanh,
giải quyết các công việc của công ty khi giám đốc đi vắng. Ngoài ra phó giám đốc
còn được ủy quyền duyệt phương hướng kinh doanh của công ty.
Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban:
a. Phòng kế hoạch hành chính nhân sự
Có nhiệm vụ căn cứ vào tình hoạt động của công ty qua các năm các thời kỳ
để phân tích, đánh giá và nắm bắt được nhu cầu của khách hàng, lên kế hoạch của
hoạt động kinh doanh của công ty trong thời gian tiếp theo. Ngoài ra phòng còn có
nhiệm vụ:
13
Giám đốc Phó giám đốc
Phòng
kế hoạch
hành
chính
nhân sự
Phòng
tài chính
kế toán
Phòng
kinh
doanh
Phòng
nghiệp
vụ xuất
khẩu
Phòng
makerting
Cửa hàng bán và giới thiệu
sản phẩm
Bộ phận giao dịch và ký kết
hợp đồng
- Quản lý hành lý chung cho công ty như quản lý nhân sự, quản lý tài sản cố
định của công ty,
- Quản lý giao nhận hàng, quan lý kho.
- Quản lý chung các hoạt động: chuẩn bị ký kết hợp đồng của phòng nghiệp
vụ, theo dõi tiến độ thực hiện hợp đồng.
- Tổng hợp các báo cáo của các phòng ban cho giám đốc và các báo cáo lên
cấp quản lý.
- Thực hiện các công tác quảng cáo và quản lý thông tin dẫn đến việc ký kết
hợp đồng. Nâng cao hiệu quả thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty.
b. Phòng tài chính kế toán
Phòng tài chính kế toán vừa là phòng chức năng vừa là phòng đảm bảo kinh
doanh xuất khẩu theo đúng luật pháp và có hiệu quả.
Phòng có nhiệm vụ:
- Thực hiện các công việc về quản lý tài chính chung cho toàn công ty như
tình hình về tài sản, chi phí, lương,
- Lập kế hoạch sử dụng các nguồn vốn, kế hoạch chi phí đảm bảo an toàn và
sử dụng vốn có hiệu quả.
- Tổng hợp, theo dõi, quản lý trị giá của các hợp đồng, thực hiện các điều
khoản liên quan đến hợp đồng, quản lý các chi phí cho việc ký kết và thực hiện hợp
đồng.
- Định kỳ lập bảng phân tích báo cáo tài chính của doanh nghiệp cho giám đốc
công ty.
- Thực hiện đầy đủ pháp lệnh kế toán thống kê của nhà nước.
c. Phòng kinh doanh
Phòng này có nhiệm vụ kinh doanh xuất khẩu các mặt hàng của công ty. Chủ
yếu là trưng bầy giới thiệu sản phẩm, mục đích chính là nơi giao dịch để đi đến ký
kết hợp đồng xuất khẩu.
14